忘年会の企画の仕方とは？

12月には多くの会社やグループで忘年会が開かれますが、当然ながら幹事が必要になります。

人数が多い部署では誰かがやってくれるだろうと思いがちですが、一般的に幹事には新人以外の若手が指名されることがほとんどのため、特に入社2年めや3年めの社員は任命されても困らないよう覚悟しておくと同時に、下調べしておくことも重要です。

忘年会の幹事がやるべき作業には、予算に合った場所や日時の決定のほか、必要であればゲームの考案なども行うと同時にこれらの周知連絡、組合もしくは積立金からの補助申請など多岐にわたることから、計画的に効率よく進めないと本来の業務に支障をきたすことにもなりかねません。

最初にやるべきことは、昨年までの忘年会のリサーチです。

最終的には幹事が決めることになりますが、社員の要望がある程度は反映されるため、予算や場所等に関して調査し、できる限り同じような方向性で開催することが望まれます。

個室居酒屋は料理の質と料金のバランスが取れており、個人的には一押しとなっております。

全く異なる様式で開催するという方法もありますが、若者だけの部署ならいざ知らず、保守的な開催を望む人は意外と少なくないため、それまでの文化を踏襲することも大切です。

リサーチを進めつつ、日時を決めるための連絡を全員に配布します。

連絡手段は全員が閲覧できればメールでもチャットツール等でも構いません。

開催できそうな日時を2から3程度提示し、その中から希望の日時を選択してもらうようにします。

12月は混みあうことが予想されるため、早い段階で予約を済ませておく必要がありますから、日時の決定は11月中、遅くとも12月1週めまでが理想的です。

候補日の立て方

基本的には参加できる人数が最も多い日を候補としますが、部署レベルであれば部長、課レベルであれば課長など、部署の長が出席可能な日を最優先とし、仮に長が出席でない日しか人が集まらないような場合は、固執せずにその旨を説明しお伺いを立て、長抜きの開催について了承を得るなど、フレキシブルに対応するようにします。

日時と人数が決まった後は場所の選定を行いますが、参加人数によっては選択できない場所もあるため、多くの情報が必要となります。

このため場所の選定に関しては1人で決めようとせず、多くの人を巻き込んでしまうのが良い方法と言えます。

特に場所の選定は料理にも関係するため、他の社員の意見を取り入れるチャンスとなると同時に、社員も幹事に意見しやすいことから積極的に手伝ってくれる人は少なくありません。

居酒屋は料理の種類が豊富で、比較的無難に使えるという点でもメリットとなっています。

自分の希望は捨てて、できる限り他人の意見に耳を傾けるほど場所は決めやすくなります。

全ての項目が決定した後に再度全員に連絡しますが、急なキャンセルが発生した場合に幹事が負担する必要がないよう、会費は事前に集めることも明示しておきます。

全社レベルの忘年会など、参加人数が極端に多い場合にはそれなりに大きな会場を予約することとなります。

この場合はお酒や料理だけでなく、ゲームを開催するなど特別な催し物も必要となり、幹事も複数の人が務めます。

簡単に盛り上がるゲームとしては、ビンゴゲームがあります。

ビンゴゲームを開催する場合は、事前にビンゴゲーム用の機械があるかどうかを会場に確認し、無い場合には準備します。

必要となるのは紙製のビンゴカードのほか一定数の景品です。

景品は通常参加者の30%程度の数が必要となるため、出席者が200人の場合は60個ほどの景品を準備し、このうち10個程度は豪華賞品とします。

時間に余裕がある場合は、参加者全員が楽しめるよう商品数を増やした方が盛り上がりますが、予算と相談する必要があります。

このほか持ち帰ることが困難とされる大きな商品に関して、配送できるよう会場に手配しておいた方がスムーズです。

参加人数に合わせた配慮が大切

参加人数が多い場合は、参加者の移動用にバスを手配する方法もあります。

会場によっては送迎バスとセットのプランも存在するため、追加料金を必要としない場合は積極的に利用することで、飲酒運転の防止にも繋がります。

行き帰りのバスを運行できる場合は、事前に運行コースとともに参加者へ周知します。

少人数忘年会を開催する場合は、自由度が高いぶん少ない意見の中から候補を厳選する必要があるため、選定は難しくなりがちです。

20人程度までの少人数の場合は、一般的には個室を選択します。

オープンな場所では内輪話がしづらいほか、周囲に気を使う必要があるため盛り上がらないまま進行してしまう恐れがあります。

個室の場合は自由に話ができることから、内輪だけで盛り上がることができ親交も深まります。

女性が多い場合はおしゃれな店舗や料理の味を重視したり、男性の場合は量を重視するなど参加者によって最適な場所を選択することが大切です。

お年寄りなど年配の参加者が多い場合は、長時間でも疲労が溜まらないよう掘りごたつのある場所や、寒い時期ということを考慮しできる限り温かい場所を選択するようにします。

料理は油ものを控え、居酒屋よりは和食専門店や料亭が候補となります。

最終更新日 2025年8月6日